Lo que debemos saber acerca de los Certificados de Sello Digital (CSD)

Actualmente para cumplir con las normativas del SAT acerca de las facturas electrónicas, las personas y empresas se han visto obligadas a acercarse mucho más a la tecnología y a dejar atrás el papel, sin embargo con ello han venido desencadenándose unas serie de dudas y complicaciones que han generado confusión y uno de esos temas son los Certificados de Sello Digital los cuales usualmente nuestro proveedor de facturación electrónica nos pide e incluso en algunos casos nos asesoran para poder contar con uno, pero si queremos hacer una administración adecuada de estos certificados tenemos que ver un poco más allá de lo que nos diga nuestro proveedor, ya que muchas veces nuestro proveedor por seguir siempre el mismo proceso nos hace realizar trámites extras lo cual al final del día puede causarnos complicaciones y un gran dolor de cabeza.

Primero que nada tenemos que entender que el certificado de sello digital y la firma electrónica avanzada son distintos y no se usan para lo mismo, ya que uno es la forma de sellar nuestras facturas electrónicas y el otro es nuestra firma digital, ya sea de nuestra persona o de la empresa.

Segundo, debemos de saber la manera en la que podemos obtener un CSD, la cual es muy sencilla si contamos con nuestra FIEL, los pasos los detallo a continuación:

1. Descargar el programa SOLCEDI de la siguiente dirección https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/solcedi/
2. Les recomiendo descargar la última versión de Java para poder utilizar el programa anterior, eso lo podemos hacer desde el siguiente enlace: https://www.java.com/es/download/
3. Abrir el programa SOLCEDI que se habrá descargado con el nombre de: solcedi.jnlp
4. Posiblemente les preguntará que si desean abrir el programa, hacen click en el botón de “Aceptar”
5. Nos aparecerá la siguiente pantalla, y daremos click en “Solicitud de Certificados de Sello Digital (CSD)”
   
6. En la siguiente pantalla nos pedirá el certificado de nuestra FIEL el cual es el archivo con extensión “.cer” lo añadimos y hacemos click en “Siguiente”.
7. En la siguiente pantalla debemos de llenar cada campo que nos solicita, el primer campo es el de “Nombre de Sucursal o Unidad” ese campo es descriptivo para determinar en que sucursal o unidad vamos a utilizar este certificado, un nombre podría ser “Matriz”. El siguiente campo es la contraseña que vamos a querer utilizar, en este punto es importante elegir una contraseña segura y que recordemos, ya que la solicitud de este certificado suele demorar de 24 a 48 horas. Te invito a consultar nuestro artículo para generación de contraseñas seguras: http://www.softseti.net/blog/2014/10/como-formar-una-contrasena-segura/
8. Hacemos click en el botón “Agregar” y después hacemos click en “Siguiente”.
9. Este paso es algo curioso ya que es necesario mover continuamente el mouse para que se finalice el progreso, conforme vaya moviendo el mouse va a seguir avanzando la barra, siga moviendo el mouse hasta que la barra llegué a 100%.
10. En el siguiente paso nos pedirá la clave privada del certificado la cual es el archivo de nuestra FIEL con extensión “.key”, la añadimos y escribimos nuestra contraseña de la clave privada de nuestra FIEL.
11. Finalmente nos dará la opción de guardar un archivo, hay que colocarlo donde podamos encontrarlo, posiblemente en “Mis documentos” o en el escritorio, al dar click en “Guardar” nos aparecerá la ruta en donde hemos guardado el archivo generado por SOLCEDI el cual tiene como extensión “.sdg” y también la llave del certificado con extensión “.key”.
12. Para que nos puedan generar el certificado tenemos que ir a un sitio web donde se administran todos los certificados que hemos solicitado incluso la misma FIEL, para ello vamos a ir al sitio: https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/certisat/
13. Nos solicitará nuestro RFC y nuestra contraseña para poder acceder.
14. En la parte izquierda podremos observar un menú en el cual elegiremos la opción “Envío de solicitud de certificados de Sello Digital”.
15. Nos solicitará el archivo de requerimiento el cual es el que anteriormente generamos con el SOLCEDI con extensión “.sdg”, lo seleccionamos y damos click en “Enviar requerimiento”.
16. Finalmente debemos esperar de 24 a 48 horas para poder descargar nuestro certificado, esto lo podemos hacer seleccionando la opción de “Recuperación de certificados” en donde nos pedirá colocar nuestro RFC y de ahí al dar click en buscar, se desplegarán todos los certificados que hemos solicitado incluso nuestra FIEL y al dar click sobre el número de certificado podemos realizar la descarga.
17. Guardar de manera segura el CSD, es importante conservar los archivos con extensión “.cer” y “.key” ya que son los que nos pedirá nuestro proveedor de facturación electrónica y de igual manera es importante tenerlos respaldados en un lugar seguro.

Tercero, debemos de conocer muy bien cuales son los certificados que tenemos activos y por cuanto tiempo, ya que muchos proveedores de facturación electrónica nos obligan a expedir un nuevo certificado para cambiarnos con ellos, lo cual para ellos es parte de un proceso, sin embargo para la empresa o para nosotros mismos puede ser una falla administrativa que nos acarreará desorganización y confusión a la larga. Para conocer nuestros certificados tenemos que seguir los siguiente pasos:

1. Ir al enlace: https://portalsat.plataforma.sat.gob.mx/certisat/
2. Colocar nuestros datos RFC y contraseña para poder acceder.
3. En el menú de la izquierda, hacer click en “Recuperación de certificados”.
4. Introducir nuestro RFC y dar click en “Buscar”.
5. Aparecerán todos los certificados que hemos solicitado, así como nuestra FIEL y aquellos certificados revocados.

En esta parte es importante guardar la fecha en la que nuestro certificado expira y tener internamente bien organizado nuestros archivos, verificar que cada certificado corresponda a su número de serie ya que si tenemos un certificado con un número de serie incorrecto, las facturas que estemos generando con nuestro proveedor van a ser inválidas, es por ello que debemos de mantener muy bien organizados nuestros certificados. Lo más recomendable es organizarlos por sucursal y tratar de solicitar un nuevo certificado cuando el anterior haya vencido y de esta manera podemos evitar problemas de estar generando facturas inválidas con sellos que no corresponden al número de serie registrado con nuestro proveedor de facturación electrónica.

Espero y la información anterior haya sido de utilidad y de ser posible la compartan con más personas.

Saludos.